【ちょっと待って】工事台帳を手書きで作るのは、今すぐ辞めましょう。
「長年やってきたから」「慣れ親しんだやり方だから」という理由で、今でも工事台帳を手書きで作成していませんか?
結論、手書きは今すぐ辞めるべきです。
手書きで工事台帳を作成するのは今や時代遅れ。時間と労力を大幅にロスしてしまうだけでなく、作業ミスや記入漏れのリスクもあります。
実際に手書きで作成してみましたが、かなりの時間がかかってしまいます。
本記事では、工事台帳を手書きで作るデメリットを具体的に解説しつつ、効率化に向けた解決策をご紹介します。
手書きがいかに大変な作業であるのか、そしてソフトがどれほど便利で強力なツールなのかを一緒に見ていきましょう。
弊社が提供する「工事台帳アシストAI」は、2024年最新の工事台帳ソフトです。
手書きとの圧倒的な違いをご体験いただけますので、ぜひお試しください。
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【結論】工事台帳を手書きで作成するのは辞めるべき
冒頭でもお伝えしたように、手書きの工事台帳ソフトはおすすめできません。
もし今工事台帳を手書きで作成しているのであれば、今すぐ辞めて改善していくべきです。
ご存じのように建設業界では、原価管理や請求処理などがきわめて重要であり、企業の信頼性を左右すると言っても過言ではありません。
大事な業務を手作業に頼るとミスや漏れが発生しても気づきにくく、多くのリスクを伴うのが現実です。
簡単に短縮できるはずの貴重な時間を割くのは非常にもったいないので、ぜひともデジタルツールの導入を検討してみてください。
以下から、手書きの工事台帳がおすすめできない理由をもう少し深掘りしていきましょう。
ミスや記入漏れが起きやすいから
手書きで文字を書いたり計算したりする場合、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。
例えば、数字の書き間違いや誤字脱字、項目の記入漏れなど、想定されるミスはかなり多く後々の修正も大変です。
工事台帳ソフトなら、手書きでダブルチェック・トリプルチェックをしていた行程も一気にカットできますよ。
時間がかかり、効率が悪いから
当然のことながら、ペンで手書きするよりPCでタイピングしたほうが何倍も速く文章を書けます。
同じように、一つひとつの数字を手書きで記入していくのには途方もない時間がかかります。
慣れていると「大したことない」と感じているかもしれませんが、実際にソフトで入力してみると圧倒的に時短できますよ。
さらに手書きの工事台帳の場合、後から修正や更新が発生した際もかなりの手間がかかります。
特に大規模な工事の場合は、データの修正や確認に多くの時間を費やすことになり、生産性が低下してしまうでしょう。
データの管理・共有が困難だから
手書きの台帳は紙ベースのため、保管するための物理的なスペースを用意する必要があります。
万が一ファイルを紛失したり、紙が破れたり、経年劣化して文字が読みにくくなってしまっては大問題です。
また、他の部署のメンバーや他社と情報共有する際、手書きの工事台帳のコピーを取って書類を持ち歩いたりと、非常に手間がかかります。
工事台帳の作成を効率化する方法2選
工事台帳の作成を効率化するには、デジタルツールの導入が最も効果的です。手書きへのこだわりを捨てるだけで、効率化が一気に進みます。
「工事台帳にお金をかけるなんて…」と抵抗があるかもしれませんが、ここでコストを惜しむと後々大変なことになるので、必要経費と割り切りましょう。
ここでは、工事台帳作成を効率化する2つの方法を事例を挙げながらご紹介します。
工事台帳ソフトを使用する★★★★★
工事台帳ソフトは、特に建設業界向けに設計された工事台帳専用のシステムです。台帳作成や原価管理を自動化でき、業務負担の大幅な削減ができます。
手書きで発生しがちな受領書類の入力や支払い、請求書の発行までも一元管理でき、過去のデータを簡単に閲覧できるため財務の分析にも役立てられます。
しかもクラウド対応型のソフトなら、複数拠点からデータをリアルタイムで共有できるのでかなり便利です。
工事台帳ソフトを導入すれば、作業効率の見直し、現場への情報伝達、経営改善など、さまざまなメリットを見込めるでしょう。
使いにくいフリーソフトを導入した結果、かえって工数がかかるとツールを導入した意味がなくなってしまうので注意が必要です。
▶参考:工事台帳の無料ソフトをお探しの方へ!フリーソフトは推奨しません。
参考として、おすすめの工事台帳ソフトを3つピックアップしてご紹介します。
工事台帳アシストAI
「工事台帳アシストAI」は、ネクスゲート株式会社が建設業の管理業務を大幅に効率化するために開発したクラウドベースのソフトです。
受領書類のデータを読み込ませて自動化することで、導入前から約80%の業務時間削減を実現。従来、手作業で行っていた納品書や請求書の入力にかかる時間を劇的に削減できます。
目視でデータを確認する作業も簡素化でき、事務作業の手間が省けるため現場業務や営業活動に注力できるようになるでしょう。
書類別にデータを仕分けて保管できるので、過去の工事台帳のデータが必要になった際にもすぐにアクセスでき、経営分析の資料としても活用できます。
ネクスゲート株式会社では「工事台帳アシストAI」のより有効な活用方法もご案内しているので、導入をお考えの際はぜひご相談ください。
株式会社アイピア
Aippearは、初心者の方でも操作しやすいデザインと定期的なアップデートが魅力の工事台帳ソフトです。
建設業向けの管理システムとして豊富な導入実績を持ち、進捗管理や書類の一元化といった日常業務に欠かせない機能を網羅しています。
画面のデザインやボタンの配置が工夫されており、PC操作が苦手な人でも直感的に使えるため、手書きの工事台帳からなかなか踏み出せないでいる企業様にもおすすめです。
トラスト工事台帳
「トラスト工事台帳」は、長崎県西海市の建設会社が運営する建設業者向けのサポートサイトに記載されているテンプレートです。エクセル形式で公開されており、誰でも自由にダウンロードできます。
工事台帳ソフトではありませんが、Zip形式のファイルを解凍すればどのPCでも簡単に工事台帳仕様にできるという点で大きな魅力があります。
無料で提供されているので、手書きのソフトから卒業するきっかけとして活用してみましょう。
この他の工事台帳ソフトについては以下の記事で詳しくご紹介しています。ソフトによって特徴も料金も異なるので、比較検討してみてください。
▶参考:【最新ツールあり】おすすめ工事台帳ソフト10選!自社に合ったサービスが見つかる!
エクセルを使用する★★★
エクセルを使って工事台帳を管理するのも、手書きよりはるかに効率的な方法です。
基本的な関数を使えば原価計算や進捗管理を自動化でき、作業時間を大幅に短縮できます。
また、ネット上で公開されている工事台帳や原価管理のテンプレートを活用すれば、データ入力の効率もグッと向上します。
先ほどご紹介した建設業支援サイト「トラスト」では、工事台帳や数量計算表などのエクセルテンプレートを配信しているので参考にしてみましょう。
ただし、エクセルは手動で設定や管理を行うため、工事台帳ソフトほどの自動化やリアルタイム共有には対応していません。
先ほどご紹介した「工事台帳アシストAI」なら、月額数万円で工事台帳の作成工数を80%削減できるという実績もあります。
工事台帳にかかる業務の数と時間を考えれば、コストをかける価値が十分にあることが分かるでしょう。
使い慣れたエクセルを選びがちですが、ここは初期投資と割り切って、より効率的な選択肢をとることをおすすめします。
工事台帳を手書きで作成する方法
「手書きの工事台帳作成には時間がかかる」と言われても、ピンと来ない方もいるかもしれません。
ここでは、工事台帳を手書きで作る方法についてイチから解説していきます。
- 工事情報の収集
- 予算・経費の記入
- 進捗状況の記入
- 工事日報のまとめ
- 支払いの管理
- 完了報告の作成
STEP1:工事情報の収集
まずは以下のように、工事に関する基本情報を集めます。
- 工事の名称
- 工事番号
- 施工場所
- 工事期間
- 施工業者・発注者など
これらのデータを確認し、間違いのないように工事台帳に正確に記載していきます。
STEP2:予算・経費の記入
次に、工事に必要な予算と経費を記入します。工事ごとの材料費・労務費・機械費・その他の諸経費を手書きで書き込んでいきます。
STEP3:進捗状況の記入
工事が進むにつれて、各工程の進捗を手書きで管理します。どの作業が完了し、どの作業がまだ進行中かを一つひとつ把握しながら、実際の進行状況を反映させなければなりません。
ここで注意すべきは、工程ごとの進捗が予定通りに進んでいるか、遅れている場合はその理由や対策も記入することです。
STEP4:工事日報のまとめ
毎日の作業報告書(工事日報)をもとに、作業員数や作業内容、使用した機材、材料の数量などを手書きで台帳に記録します。
手書きで工事台帳を作るときに最もミスや抜け漏れが生じやすい行程です。
この作業は数日ごとにまとめて行うのではなく、毎日欠かさず記録する必要があるので時間と手間がかかります。
STEP5:支払いの管理
工事が進む中で、材料や人件費などの支払いが発生することもあるでしょう。これらの支払い内容を手書きで記録し、支払日や金額をしっかり管理しなければなりません。
また、発注者や下請け業者への請求書なども手動で管理する必要があり、確認作業に時間がかかるケースもあります。
STEP6:完了報告の作成
工事が完了したら、最終的なまとめとして完了報告書を作成します。
工事全体の総コスト、実際の進捗状況、予算との比較などをまとめて記入していきます。
手書きの場合、最後にすべてのデータを見直す必要があり、データの抜けや記入ミスがないかを二重三重に確認する作業が必要です。
ミスがあると後日の仕事が増えることになるので、必ず二人以上で行いましょう。
まとめ:工事台帳は手書きではなく、ツールで作成するべき
ミスや記入漏れのない、完璧な工事台帳を手書きで作成するのは現実的ではありません。
慣れないデジタルツールを導入するのには抵抗があるかもしれませんが、台帳作成を自動化できると大幅な効率化につながり、リソースを他の業務に充てることができるようになります。
今後、人手不足がより深刻化していくことが予想されている建設現場においては、工事台帳のデジタル化は欠かせないツールと言えるでしょう。
「どの工事台帳ソフトを選べばいいのか分からない」
「デジタルに慣れていなくて使い方に不安がある」
という企業様には、工事台帳アシストAIがおすすめです。
工事台帳アシストAIは初めてソフトを導入する方でも使いやすい設計で、提供会社であるネクスゲートのサポート体制も充実しています。
業務フローを改善させる大きな一歩として、ぜひツールの導入をご検討ください。