工事台帳とは？なんのために作成するの？専門家が詳しく解説！
「工事台帳って聞いたことはあるけど、実際何を書けばいいのか？」
建設業において、工事台帳は工事の収支管理や経営分析に欠かせない重要な書類です。
しかし、その作成方法や必要性について、きちんと理解している方は意外と少ないのではないでしょうか。
この記事では、「工事台帳とは何か」「なぜ作成する必要があるのか」といった基本的なことから、作成時の注意事項まで専門家が詳しく解説します。
工事台帳の作成に不安を感じている方、より効率的な管理方法を探している方はぜひこの記事をご覧ください。
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そもそも工事台帳とは？作成の目的は？
工事台帳とは、建設業者が各工事ごとに発生する費用や収入などを記録する台帳です。
現場ごとの取引明細を詳細に記録することで、工事の収支状況を正確に把握できるように管理します。
見本として、工事台帳アシストAIを使って作成した工事台帳を公開します。
見本の通り、工事台帳は単に施工内容を記録するだけではなく、材料費や労務費を集計した粗利率なども一目で分かるようにする必要があるのです。
経営判断や税務申告にも役立つため、建設業経営の基盤となるツールと言えるでしょう。
では、ここから工事台帳を作成する具体的な目的について見ていきましょう。
各工事の収支や利益率を把握するため
工事台帳には、各工事における材料費・労務費・外注費・経費といった費用と、工事代金などの収入を記録します。
これにより各工事の収支を明確に把握し、利益率を分析することができるようなります。
発生した経費や支払い情報などを正確に記載することによって、収支のバランスを見ながら費用を適切に管理できるようになるのです。
工事台帳をしっかりとつけておくことで案件受注時に適切な原価予測が可能になり、正確な見積作成にもつながります。
完成工事原価の算出をするため
完成工事原価とは、材料費・外注費・労務費・経費の4項目で構成されているもので、完成済の工事の売上高と収益である完成工事高に計上した工事原価のことを指します。
それぞれの費用を工事ごとにまとめることによって原価が予測でき、純利益を正しく把握できるようになります。
この完成工事原価を正確に算出するためには、工事台帳の正確な記録が不可欠です。
未成工事支出金の算出をするため
未成工事支出金とは、工事完了前に現場で発生した支出や費用のことです。
建設業では決算時に、未成工事支出金のうち完成した部分を工事原価に振り替えて損益計算書に計上しますが、未完成で次期へ繰り越す部分については貸借対照表の資産の部に計上することになります。
この未成工事支出金を工事台帳に正確に記録しておかないと、期末の決算処理や資金繰り計画がスムーズにいかなくなるため注意が必要です。
経営事項審査で提出が必要なため
建設業を営む企業が入札に参加したり、公共工事を受注したりするためには経営事項審査を受ける必要があります。
工事台帳には工事に関するあらゆる情報が詰まっているので、企業の経営状況や技術力を評価するのに欠かせない判断材料とされています。
経営事項審査に合格できれば、建設業者として大きくステップアップできるのは間違いありません。
審査の詳細を知りたい方は国土交通省や各市町村の整備局HPなどをチェックしてみましょう。
工事台帳の作成は義務？作らないリスクはある？
工事台帳の作成に明確な義務付けはありません。しかしだからといって、作成しなくても問題ゼロというわけではなく、むしろ作成しないことによるリスクの方がはるかに大きいのが実情です。
特に経営事項審査においては工事台帳を提出できない場合、審査に不利になる可能性が大いにあります。
簡単にリストアップするだけでも、かなりのリスクが伴うことが分かるでしょう。
| 工事台帳を作成しないリスク | 具体的な影響 |
|---|---|
| 経営事項審査不合格 | 入札参加資格喪失、受注機会減少、事業継続に影響 |
| 工事原価の正確な把握が困難 | 適切な価格設定が難しくなり、利益率の低下につながる可能性 |
| 税務調査への対応が困難 | 税務上の不利益を被る可能性 |
| 工事に関するトラブル発生時の証拠不足 | 損害賠償請求など、不利益を被るリスク |
これらのリスクを考慮すると、工事台帳の作成は事実上の義務であると言えるでしょう。
工事台帳の作成方法
工事台帳の作成方法は大きく分けて手書き・Excel・工事台帳ソフトの3つの方法があります。
どの方法を選ぶにしても、記録に際しては正確性と効率性を重視しなければならないことに変わりはありません。
それぞれのメリット・デメリットを比較しながら、自社に合ったより良い方法を選んでいきましょう。
①手書きで作成する
パソコンに疎く、業歴が長い企業様では手書きで工事台帳を作成されているところも少なくありません。
初期費用が不要なため、小規模な工事なら手っ取り早く作成できるかもしれませんが、後々の修正が面倒だったり紙ベースでの管理が大変だったりと、デメリットはかなりあります。
| ◎メリット | △デメリット |
|---|---|
| ・初期費用が不要 ・特別なスキルやツールが不要 | ・修正しづらい ・データ検索・集計が困難 ・工事が増えると管理が煩雑になる |
ただ、1件1件手書きで作っていると途方もない時間がかかるので、よっぽどの理由がない限りおすすめはできません。
▶参考：【ちょっと待って】工事台帳を手書きで作るのは、今すぐ辞めましょう。
②Excelで作成する
どのPCにも基本的に搭載されているExcelなら、最低限の初期費用で必要な項目をデータ入力できます。
手書きよりも効率的に工事台帳を作成・管理できますが、複雑な計算式やマクロなどを用いる場合は、Excelに関する一定の知識が必要となるため属人化のリスクもあります。
また、Excelファイルの破損やウイルス感染の危険性も考慮しなければなりません。
| ◎メリット | △デメリット |
|---|---|
| ・費用を抑えられる ・テンプレートを利用することで効率化できる | ・Excelの知識が必要 ・ファイルの破損や情報漏えいのリスク ・長期間の保存・管理には向かない |
ネクスゲートでは必要な項目を簡単に記入できるテンプレートを後悔していますので、Excelを使いたい方はぜひご活用ください。
▶参考：【2024年最新】工事台帳のエクセルテンプレートを無料配布！ページから無料でダウンロード◎
ただ、Excelで管理できる情報量や工事台帳としての使い道は限られています。
手書きよりはずっと効率的ですが、社内の環境的に対応可能なのであれば、次のご紹介する工事台帳ソフトでの作成がおすすめです。
③工事台帳ソフトで作成する
工事台帳ソフトは工事台帳を作成するために開発・提供されている専用ソフトで、工事台帳の作成や管理に必要な機能が充実しています。
データ入力の自動化や複雑な計算処理、グラフ作成、レポート出力など、Excelでは実現しにくい高度な機能が搭載されているものが多く、業務効率の大幅な向上に繋がります。
また、クラウド型のソフトであれば複数拠点からのアクセスやデータ共有も容易に行えるので、働き方改革にも役立てられるでしょう。
| ◎メリット | △デメリット |
|---|---|
| ・高度な機能で業務効率が大幅アップ ・データ入力を自動化でき誰でも操作可能 ・情報の正確性やセキュリティ強化 | ・導入費用・ランニングコストがかかる ・操作になれるまで業務フローが滞りがち⇒サポートサービスを活用 |
Excelや手書きと比較すると費用がかかる点がデメリットですが、工数の削減や正確性の向上によるメリットの方が大きいのは確かです。
工事台帳ソフトおすすめ3選
実際にどんな工事台帳ソフトがあるのか、一例として3つのソフトをご紹介します。
建設業向けに開発されたものや料金プランが充実しているものなど、さまざまなサービスがあるので、比較しながら検討していきましょう。
工事台帳アシストAI：小規模〜中規模の企業様におすすめ
弊社ネクスゲートが提供している「工事台帳アシストAI」は、建設業務における面倒な手入力作業を大幅カットするために開発した次世代型の工事台帳ソフトです。
受領書類をアップロードするだけでAIが自動でデータ化を進め、手入力の負担を約80%も削減します。
郵便・メール・FAXなどさまざまな形式の書類に対応可能で、99.9%の精度を誇るAIがスキャンした書類のデータ化を行うので安心です。
実際に「工事台帳アシストAI」を使って作成した工事台帳の見本がこちらです。
初心者の方でも操作しやすい設計で、原価管理や会計業務へのデータ活用もスムーズに行える点が魅力。
各企業様に合った料金プランやサポート体制をご案内しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください！
サクミル：費用を抑えたい企業様におすすめ
株式会社プレックスが提供する「サクミル」は、建設業向けに特化したクラウド型工事台帳ソフトです。
スマホやタブレットを使って案件の進捗・状況をクラウド上で一括管理でき、どの案件を誰が担当しているか、作業の完了状況などをリアルタイムで確認できます。
現場のスケジュール調整が格段にスムーズになるほか、現場からそのまま案件情報の更新や日報作成、写真の登録ができるので、事務所に戻る必要がなく作業効率も大幅に向上するでしょう。
他にも原価・粗利の分析や顧客管理、経営レポートの作成機能なども充実しており、日々の管理業務を徹底的にサポートしてくれるのが魅力です。
▶参考：サクミル公式サイト
使えるくらうど工事台帳V3：幅広い業務を効率化したい企業様におすすめ
アサクラソフト株式会社が提供している「使えるくらうど工事台帳V3」は、建設業の多岐にわたる業務を効率化できるクラウド型システムです。
豊富な機能を備えながらも操作は分かりやすく、工事台帳や原価管理、売上・請求、仕入先、労務管理といった幅広い業務を一括で管理できます。
現場や外出先でも日報を入力でき、出面表や出勤表の作成が簡単になるほか、スケジュール管理やワークフローといったグループウェア機能も備わっています。
社内外との連携が必要な工事現場でも活用できる点が大きな魅力です。
より多くのサービスで工事台帳ソフトを比較検討したい場合は、下記の記事も参考にしてみてください。
▶参考：【最新ツールあり】おすすめ工事台帳ソフト10選！自社に合ったサービスが見つかる！小規模でも◎
工事台帳に関するよくある質問
最後に、工事台帳についてよくある疑問をまとめました。
気になるポイントをしっかりチェックしておきましょう。
Q. 工事台帳にはどのような情報を記入すれば良いですか？
工事台帳に記入する情報は工事の種類や規模、管理体制などによって異なりますが、一般的には以下の項目はほぼ毎回記入することになります。
| 項目 | 詳細 | 備考 |
|---|---|---|
| 着工日・竣工日 | 工事開始日と完了日 | 予定日と実績日を分けて記載 |
| 材料費 | 使用した資材の数量、単価、合計金額 | 領収書等を添付 |
| 労務費 | 作業員の工数、日給、合計金額 | 給与明細を添付 |
| 外注費 | 下請け業者への支払金額 | 請求書を添付 |
| 経費 | 材料費・労務費・外注費に該当しないその他費用 | （運搬費、通信費、旅費など）領収書等を添付 |
| 売上 | 工事によって得られた収入 | 請求書を添付 |
| 利益 | 売上高から費用を差し引いた金額 | 利益率も算出 |
Q. 工事台帳を作成する際の注意点はありますか？
工事台帳は税務署への提出義務や将来的なトラブル発生時の証拠として、作成した後も一定期間保管しておく必要があります。
年度が代わったからといってすぐに破棄したりしないよう、税法上の保存期間を遵守しましょう。
その他、以下のようなポイントにも注意する必要があります。
- 記録の正確性： すべての項目を正確に記録し、誤記がないように注意。金額に関する情報は会計処理に直結するため細心の注意が必要です。
- リアルタイムでの記録： 工事の進捗に合わせて随時記録することを心がけましょう。後からまとめて記録しようとすると重要な情報が抜け落ちたり、記憶違いを起こしたりする可能性があります。
- 証拠となる書類の添付： 材料費、労務費、外注費などの費用には必ず領収書や請求書などを添付しましょう。税務調査や会計監査において重要な証拠となります。
- データのバックアップ：電子データで管理する場合はクラウドサービスなどを活用して、消失を防いで安全にデータを保管することが重要です。
Q. 無料の工事台帳ソフトはありますか？
完全無料の工事台帳ソフトはありますが、正直なところおすすめはできません。
ごく限られた機能しか使えなかったり、操作性が低くかえって作成に手間取ることになります。
▶参考：工事台帳の無料ソフトをお探しの方へ！フリーソフトは推奨しません。
まとめ：工事台帳の作成には専用ソフトの活用がおすすめ！
以上、本記事では工事台帳の作成目的や注意点などを解説しました。
工事台帳は工事の収支管理したり、未成工事支出金の算出したりと、経営において非常に重要な役割を果たしていることが分かりましたね。
手書きやExcelなどでの作成方法もあるにはありますが、ヒューマンエラーや業務効率の悪化を防ぐためには工事台帳ソフトの活用が最もおすすめです。
弊社ネクスゲートでは、「工事台帳アシストAI」の導入に伴うサポートも行っています。
工事台帳ソフトをどのように活用していくのか、業務フローをどう改善していくのか、各企業様に合った対応をご提案いたします。
より効率的な工事台帳管理を実現したいとお考えの方は、ぜひ工事台帳ソフトの導入をご検討ください。
