建築業の請求書はどうやって電子化するべき？おすすめのシステムや注意点を解説！

近年、建築業界においてもデジタル化の波が押し寄せ、業務効率化やコスト削減の取り組みが加速しています。

その中でも、請求書の電子化は2024年から本格的に義務化されることになり、大きな注目を集めている分野の一つです。

　

今回の記事では、建築業界における請求書電子化の現状と具体的な取り組み方について解説していきます。

おすすめの請求書システムについてもご紹介していきますので、経営層やIT導入に積極的に取り組む企業の担当者様はぜひ最後までご覧ください。

おすすめ請求書システム	費用の相場
工事台帳アシストAI	要問い合わせ
Digital Billder	要問い合わせ
BtoBプラットフォーム 請求書	・初期費用：100,000円〜 ・月額料金：23,000円〜
マネーフォワード クラウド請求書	・スモールビジネスプラン：2,980円/月～ ・ビジネスプラン：4,980円/月～ その他複数プランあり
プロワン	要問い合わせ

建築業の請求書を電子化する方法

請求書を電子化する方法は、以下の通り大きく3つに分けられます。

• システムで請求書を電子発行し、電子データを送受信する
• 代行入力サービスを利用する
• 建設業向けの請求書処理サービスを利用する

建設業界特有の事情を踏まえたうえで、自社の業務フローに合った方法を選んでいきましょう。

システムで請求書を電子発行し、電子データを送受信する

請求書発行から受領、承認、保管までの一連の処理を、専用のシステムで行う方法です。

以下のような手順で請求書処理を進めていきます。

1. 請求書作成：システム上で請求書を作成。テンプレートを活用したり、過去の請求書データから自動作成したりすることも可能。
2. データ送信：作成した請求書データを、取引先に電子メールやデータ連携で送信
3. 請求書受領：取引先がシステム上で請求書を受領し、内容を確認
4. 承認・決済：承認担当者がシステム上で請求書を確認し、承認または却下の手続き
5. データ保管：承認済みの請求書データは、システム上で電子的に保管

　

システム電子発行のメリットは、インターネット環境さえあれば場所を選ばずに作業を進められること。

さまざまな機能が備わっている一方で、導入には初期費用やシステム運用費用がそれなりにかかります。

代行入力サービスを利用する

自社で請求書を電子化するためのシステムを導入するのではなく、専門家にアウトソーシングをして請求書のデータ入力や処理を代行してもらう方法です。

人手が極端に不足している現場や資金に比較的余裕がある大企業などには適していますが、すべての企業におすすめできる方法ではないのが正直なところです。

建設業向けの請求書処理サービスを利用する

建築業の企業でも、建設業界向けに提供されている請求書処理サービスを活用してみるのはおすすめです。

例えば、積算ソフトとの連携や現場ごとの請求書管理、工事代金支払いの自動化など、工事現場に即した機能が搭載されているので建築業においても有効活用できます。

　

【建築業界に最適】電子化に対応したおすすめ請求書システム

請求書を電子化させるためには、専用のシステムの導入が必要です。

「電子化のためだけに費用をつぎ込むなんて…」と躊躇うかもしれませんが、請求書システムにはさまざまな機能が搭載されているため、費用をかける価値は十分にあります。

今回は建築業界向けの請求書システムを5つピックアップしてご紹介しますので、まだ電子化に対応しきれていないという企業様はぜひ参考にしてください。

工事台帳アシストAI

提供会社	ネクスゲート株式会社
動作環境	クラウド型
初期費用	要問い合わせ
月額料金	要問い合わせ
公式ホームページ	https://nex-gate.jp/

ネクスゲートが提供している「工事台帳アシストAI」は、建設業に特化したAIを活用して、原価管理を効率化するクラウド型の施工管理システムです。

請求書はもちろん、注文書や納品書の入力業務をAIが自動で代行し、紙やPDF、FAXなどさまざまなフォーマットを正確に読み取ります。

　

さらに、工事ごとに粗利率を可視化することで、経営判断のスピードアップもサポート。請求関連の業務だけでなく、日常業務全体の効率化を図ります。

この他にも、企業様のリクエストに合わせた機能開発に取り組んでおりますので、ぜひ導入を検討してみてください。

Digital Billder

提供会社	燈株式会社
動作環境	電子システム
初期費用	要問い合わせ
月額料金	要問い合わせ
公式ホームページ	https://www.lp.digitalbillder.com/

「Digital Billder」は建設業に特化した​管理業務DXサービスのシリーズで、請求書の他にも見積書、発行書、経費精算などさまざまな受領書類のシステムを展開しています。

請求書受領サービスでは、工事ごとに請求書を紐づけ、出来高や保留金、相殺など、施工現場特有の複雑な項目もまとめて整理することで管理業務を大幅に簡略化してくれます。

　

注文書番号や取引先コードなどの情報も簡単に管理でき、電子帳簿保存法やインボイス制度にもしっかりと準拠しているので、取引先から送られてくるすべての請求書を電子化できます。

まさに建設・建築業界のための請求書システムと言えるでしょう。

　

BtoBプラットフォーム 請求書

提供会社	株式会社インフォマート
動作環境	クラウド型
初期費用	100,000円〜
月額料金	23,000円〜
公式ホームページ	https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、建築業界でも活用できるオールインワンの電子請求書発行・受取システムです。

電子帳簿保存法に準拠しており、紙の請求書をデジタルデータに変換してクラウド上で一元管理することで、ペーパーレス化と経理のテレワーク化を促進しています。

　

また、AI-OCRや郵送代行のオプションを利用すれば、紙やPDFで保存している過去の請求書も電子化できます。

自社の会計システムと連携させることで、ミスが増える月次決算や経営判断のスピードもアップするのでおすすめです。

マネーフォワード クラウド請求書

提供会社	株式会社マネーフォワード
動作環境	クラウド型
初期費用	ー
月額料金	・スモールビジネスプラン：2,980円～ ・ビジネスプラン：4,980円～ その他複数プランあり
公式ホームページ	https://biz.moneyforward.com/invoice/

会計アプリでおなじみのマネーフォワードが提供している「マネーフォワード クラウド請求書」は、建築業界の現場でも役立つクラウド型請求書システムです。

　

請求書や見積書、納品書などをテンプレートから簡単に作成でき、登録した取引先を選ぶだけで書類作成が完了します。

インボイス制度にも対応しており、書類の変換もワンクリックで行えるので、これまでミスが多かった請求書もスムーズに発行できるようになるでしょう。

　

プロワン

提供会社	株式会社ミツモア
動作環境	クラウドソフトウェア
初期費用	要問い合わせ
月額料金	要問い合わせ
公式ホームページ	https://pro-one-cloud.com/

株式会社ミツモアが提供している「プロワン」は、現場作業と請求書業務を大幅に効率化するために開発された請求書システムです。

現場で見積書や請求書、発注書などを簡単に作成でき、データはリアルタイムでオフィスに共有されるため、帰社後の作業負担を減らしてくれます。

　

また、顧客管理機能や電子契約機能も搭載されていて、案件ごとの収益性を常に把握しながら、リピート提案や迅速なフォローアップができるようになります。

固定の料金プランはなく、初期費用と月額費用は自社の利用形態に合わせて見積もってくれるので、まずは問い合わせてみましょう。

建築業で請求書を電子化する際の注意点3つ

建築業界において請求書を電子化するとき、単にデジタルツールを導入すればそれでOK、ということにはならないので注意しましょう。

• 見読性
• 原本性
• 本人性

の3点を意識して、適切に運用していく必要があります。

　

　

①見読性

見読性とは、保存したデータを自社からも他社からも目で確認できる状態にしておくことを指します。

クラウド上にデータを保管するだけではなく、相手方が出力し、ディスプレイや書面などにわかりやすく表示できるようにしておかなければなりません。

契約を締結する相手方がデータを出力することで、書面での作成ができるようになります。

　

請求書は、取引先に対して支払いの依頼を行うための重要な書類であり、信頼性を担保するものでもあります。

　

②原本性

電子データで作成・保管された請求書が原本として認められるのか、電子帳簿保存法などの法令を遵守し、正しく作成されているかという観点も忘れてはいけません。

原本として有効性のある電子契約書であることを示すには、データが改ざんされていないかどうかを確認できるよう設定しておく必要があります。

　

　

③本人性

「本人性」とは、電子署名した請求書の発行元が、本当にその会社や担当者本人のものであるか確認がなされていることを表します。

インターネットを通じて取引を行う場合、なりすましや不正アクセスなどのリスクが高まるため、電子データには公開鍵が当事者のものであることを確認できる電子証明書の添付が必要です。

「トラブルなんて滅多に起こらないから…」と油断せず、必須項目としてしっかりと対策しましょう。

建築業界の請求書の電子化についてよくある質問

Q.請求書の電子化は義務ですか？いつからするべき？

電子帳簿保存法により、2022年1月から電子データで受領した請求書はそのまま保存することが義務付けられています。請求書に限らず、契約書や領収書、発注書なども対象です。

▶参考：三井住友銀行「請求書は電子化したほうがいい？電子化のメリット・デメリットを紹介」より

電子化が義務になった最大の理由は、紙ベースで請求書を管理・処理する負担の大きさにあるでしょう。

人材不足が深刻化している、書類の配送料がもったいない、ペーパーレス化を進めたいなど、さまざまな社会課題を踏まえた政策ともいえます。

　

Q.建設業が請求書を電子化するメリットはなんですか？

建設業で請求書を電子化していくと、以下のように発行側・受注側それぞれにメリットがあります。

発行側のメリット	受注側のメリット
・金額設定や入力（記入）にかかる時間を短縮できる ・リモート、在宅ワークに活用できる ・不正行為や情報漏洩の防止を強化できる ・控えの保管スペースを確保しなくて済む	・郵送やメールによるタイムラグなく受け取れる ・内容の確認や修正依頼がしやすくなる ・関係者間での情報共有がスムーズにできる

この他にも、導入するシステム・ソフトによってさまざまな効果を期待できます。

システムの導入だけでなく、業務の取り組み方を根本的に見直していく姿勢が求められます。

　

▶参考：【2024年更新】建設業界のDXを支援する企業一覧！どの会社に相談するのが最適？

Q.電子請求書に法的効力はありますか？

適切な方法で作成・保管されている電子請求書なら、法的効力を持つとされています。

電子帳簿保存法では、電子データが原本として認められるための要件が定められており、これを遵守している請求書のみ法的効力が認められます。

データの改ざん防止や検索性の確保など、要件を満たすことで税務調査の際にも活用できます。

Q.請求書はPDFでいいのでしょうか？

PDF形式で作成された請求書も、電子請求書として利用できます。

ただし、PDF形式の場合セキュリティ対策の面で不安が残るので、重大な取引での請求所としては不向きです。

安全性重視で電子請求書を取り扱うなら、電子署名の技術を応用したり、クラウドサービスを利用したりするなどの対策が必要になるでしょう。

建築業界の請求書を電子化する際は、専用のシステムを導入しよう

建築業界において、請求書処理の電子化は今や必須課題です。

業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化、環境負荷軽減など、さまざまなメリットをもたらしてくれるので積極的に取り組んでいきましょう。

▼今回ご紹介した請求書システム

おすすめ請求書システム	費用の相場
工事台帳アシストAI	要問い合わせ
Digital Billder	要問い合わせ
BtoBプラットフォーム 請求書	・初期費用：100,000円〜 ・月額料金：23,000円〜
マネーフォワード クラウド請求書	・スモールビジネスプラン：2,980円/月～ ・ビジネスプラン：4,980円/月～ その他複数プランあり
プロワン	要問い合わせ

ファイル形式が異なる受領書類もまとめて処理でき、簡単にデータ化できる機能も備えておりますので、ぜひ日々の業務にお役立てください。