約2,000店舗の空調機や冷蔵設備を、機器ごとに管理するための台帳づくり
目指していたのは、店舗ごとの機器一覧だけでなく、一台ごとの点検・修理・入替え・廃棄まで追える台帳です。
ある設備保守会社では、多店舗展開する顧客の空調機や冷蔵設備について、機器情報と点検記録をまとめる仕組みを検討していました。対象は約2,000店舗。冷蔵設備なども含めると、1店舗に20〜30台ほどあります。機器情報だけでも、数万台分になる規模です。
現在の管理はExcelが中心でした。
「社内にあるにはありますけど、正直、まともに管理できていないので」
データがまったくないわけではありません。ただ、必要な機器や過去の記録を、使いたいときに取り出せる状態にはなっていませんでした。そこで、機器情報を調査して集め直し、点検や修理の記録を蓄積する方針です。
台帳の用途は、日々の記録だけではありません。顧客から「うちにはどんな機器があるのか」「古い機械から入れ替えるなら、どれが対象か」と聞かれたときにも、一覧で答えられることが求められていました。
店舗IDが変わると、残っている空調機の履歴まで途切れる問題
店舗としての変更と、設備としての継続が、同じ管理単位にまとめられていることが課題でした。
多店舗展開する顧客では、同じ場所で店舗のブランドや業態が変わることがあります。その際、管理上の店舗IDは変わっても、設備がすべて入れ替わるとは限りません。
「ブランドは変わりました。空調は変わっていません。裏にあるプレハブ冷蔵庫も変わりません」
ところが、既存のメンテナンスシステムでは、こうした転換によって履歴が途切れてしまうといいます。店舗IDを入口に記録を追う仕組みでは、新しい店舗と以前の店舗が別扱いになるためです。
機器そのものは使い続けています。それでも、以前の店舗にひも付いた点検や修理の記録を、そのまま引き継げません。
これでは、現在の店舗情報だけを見ても、設備がどれだけ使われてきたのかを判断しにくくなります。店舗名や拠点コードの変更を、機器の履歴が始まり直す区切りにしない設計が必要です。
店舗情報の更新と、長く使う機器の管理では時間の単位が異なる事情
店舗情報は変わっても、建物や機器は残るため、それぞれを区別して管理する必要がありました。
相談企業は、顧客や店舗の基本情報について、既存のメンテナンスシステムを正しい情報の基準にしたいと考えていました。新しい台帳側で別々に管理するのではなく、CSVを読み込み、店舗情報を更新する構想です。
店舗の新設、転換、閉店などの変更は、月に十数件程度を想定していました。店舗情報を更新する仕組みは必要です。ただし、その更新によって、残っている機器の記録まで切り離されては困ります。
そこで出てきたのが、店舗とは別に、建物を識別する考え方でした。
「店舗IDは変わるんだけれども、建物IDみたいなものがあって、そこを結び付けるように」
さらに、設備更新では、店舗をまたいで機器を探せることも必要でした。
「ある機械を入れ替えたいんだけど、店舗数が多いとそれなりの金額になるから、条件を付けたい。例えば20年経っている機械とか」
全店を一度に更新するのではなく、条件に合う機器を抽出したい。そのためには、現在の店名で一覧が出るだけでは足りません。過去の店舗情報と現在の機器をつなぎ、顧客全体でも検索できることが、更新判断の土台になります。
顧客・店舗・建物・機器個体を分け、履歴と更新候補をつなぐ台帳設計
先に決めたいのは画面の形ではなく、「何が変わっても、何を同じものとして追い続けるか」です。
この相談では、店舗とは別の建物IDを持ち、機器の個体情報と結び付ける方向が示されました。実際の設計では、次の四つの役割を分けて考えると整理しやすくなります。
- 顧客：複数店舗をまとめ、保有機器や更新候補を一覧にする単位です。
- 店舗：店舗名、店舗ID、ブランド、開閉店など、営業上の情報を管理する単位です。
- 建物：店舗が転換しても、同じ場所の設備を引き継ぐための単位です。
- 機器個体：一台ごとの点検・修理・入替え・廃棄を追う単位です。
大切なのは、四つの一覧を別々に作ることではありません。それぞれをひも付け、店舗情報が変わっても建物と機器のつながりを残すことです。
店舗の変更時に、残る機器と入れ替わる機器を区別する
業態転換では、店舗情報の変更と設備の変更を分けて扱います。空調機やプレハブ冷蔵庫をそのまま使うなら、機器個体の識別情報と過去の履歴を引き継ぎます。入れ替える機器は、旧機器の記録と新機器の記録を区別します。
「店舗が変わったか」だけでなく、「機器そのものが変わったか」を確認することが、履歴を守る判断軸です。
既存システムからCSVで店舗情報を取り込む際も、変更内容を確認し、台帳側の情報を更新する流れが考えられていました。店舗情報を合わせる作業と、設備の継続を確認する作業を、一緒に整理しておきたいところです。
点検や修理の記録を、店舗だけでなく機器個体に残す
想定されていた修理記録の入力元は、作業の完了報告書です。報告書にある作業内容や冷媒の充塡量などを、機器ごとの記録へ入力する流れでした。点検結果も同じく蓄積します。
その際は、どの店舗で行った作業かに加えて、どの機器に対する作業かを追えることが重要です。 店舗の情報が変わっても、その機器の記録として参照できるためです。
ただし、修理記録を保守会社が入力するのか、顧客側が入力するのかは未確定でした。新設や転換の情報を誰から受け取るかも、整理が必要な状態です。台帳の項目だけでなく、機器情報と履歴を誰が更新するかまで決めて、初めて記録がつながります。
更新候補として出したい一覧から、必要な情報を確認する
台帳の検索条件は、将来の更新判断から逆算して考えます。この相談で挙がったのは、「20年経過した機器」の抽出でした。
その条件で候補を出すには、経過年数を判断できる機器情報が必要です。初期調査で集める情報と、出力したい一覧が対応しているかを確認します。店舗別の機器一覧に加え、顧客全体から条件に合う機器を探せる形を目指します。
なお、20年という数字は抽出条件の一例であり、一律の交換基準ではありません。 候補を絞り込んだうえで、その機器の点検・修理履歴を参照できれば、顧客と更新を検討するための材料になります。
保存期間と移行範囲を、更新提案の用途に合わせて分ける
保存期間については、相談者からこんな言葉がありました。
「機械を入れ替えたいとなると、過去の分も追えなきゃいけないので、基本的には消せないと思います」
法令上の保存義務と、設備更新のために参照したい期間は、分けて検討する必要があります。 法令上の期間は、記録の種類や保存期間の起算点を確認します。そのうえで、長く使う機器の更新判断に、どこまで過去の情報が必要かを整理します。
一方、過去のExcelをすべて移し終えるまで、新しい運用を待つ方針ではありませんでした。機器情報は収集し、修理履歴は年度の区切りから確実に入力する考えです。
これから記録を途切れさせないことと、過去の記録をどこまで移すかは別の判断です。最初からすべてをそろえるよりも、機器情報の整備と、新たな記録の蓄積を着実に進める形が現実的です。
まとめ
更新提案に使える機器台帳の要点は、変わる店舗情報と、使い続ける建物・機器の識別情報を分けてつなぐことです。
ブランドが変わっても、空調機は残る。店舗IDが変わっても、冷蔵設備の使用は続く。その実態に合った管理単位を持つことで、点検や修理の履歴を引き継ぎやすくなります。
まずは、店舗転換時に履歴がどう扱われるかを確認します。次に、機器ごとの記録と更新担当を整理します。そのうえで、経過年数などの条件から候補を出せるかを確かめます。
記録を保存するだけでなく、顧客から「どの設備から更新しようか」と聞かれたときに使えること。そこを台帳づくりの目標にすると、必要な情報と運用を絞りやすくなります。
設備履歴を更新提案につなげるための整理先
「店舗別のExcelはあるけれど、機器ごとの履歴は追いにくい」「既存システムの店舗情報と、どうつなげればよいかわからない」。そんな段階でも、現在の管理方法と、将来出したい一覧を並べるところから整理できます。
ネクスゲートは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。機器台帳についても、システムの選定だけでなく、管理単位や更新の役割分担を含めて考えます。
「うちの場合は何から整理すればよいか」という段階から相談できます。 無理にサービスの導入を勧めることはありません。設備履歴をこれからの提案に生かしたいときは、現在の管理状況をお聞かせください。
