求人媒体と人材紹介会社を使いながら、若手の補充を急ぐ20名弱の専門工事会社
愛知県で住宅工事とリフォームを手がける、従業員20名弱の会社があります。以前は30名近い体制でしたが、退職が重なり、パートを含めても20名を下回る規模になっていました。
特に住宅工事部門では、30代後半から50代の社員が中心で、20代が不在です。現在の工事量を回すだけなら少人数でも対応できますが、数年後の交代を考えると、若手を迎えて育てる余裕が必要です。
採用活動をしていないわけではありません。有料求人媒体、成功報酬型の求人サービス、複数の人材紹介会社を利用し、高校への求人提出も行っていました。実際、年によってはパートを含めて数名を採用できています。
一方で、社内からは次のような言葉も出ていました。
「最初の頃は紹介会社ともやり取りしていたと思いますが、今はそこまで頻繁には動いていないかもしれません」
採用チャネルはすでにあるものの、契約後の連絡や求人票の更新が止まり、十分に使い切れていない状態でした。
人材紹介会社と求人票が動かず、応募を待つだけになっている採用活動
採用が進まない理由を媒体の知名度や建設業の人気だけに求めると、打ち手が限られてしまいます。この会社で先に見直したいのは、求人を出した後の運用量です。
人材紹介会社は、契約すれば自動的に候補者を紹介し続けてくれるとは限りません。担当者は複数企業の求人を抱えているため、募集背景や採用意欲が伝わりにくい求人は、候補者への案内順位が下がることがあります。
求人票も同様です。公開時に作成した内容を長期間そのまま使っていると、現在の仕事内容、募集条件、職場の特徴とのずれが生まれます。別の建設会社では、「社員に求人票の更新を任せている」と聞いて確認したところ、5年ほど前の内容がそのまま掲載されていたこともありました。
この状態では、経営側には「求人を出している」という認識があっても、実態は応募を待っているだけです。
求人媒体や人材紹介会社は、契約することが採用活動ではなく、担当者との接点、求人票、応募条件を継続的に動かして初めて機能します。
採用業務を社内で引き継いだ後、連絡頻度と改善状況が見えなくなっている状態
この会社では、当初は社長が人材紹介会社とのやり取りをしていましたが、現在は専務へ業務を引き継いでいました。引き継ぐこと自体に問題はありません。ただし、経営側から次の状態が見えにくくなっていました。
- どの紹介会社と、最後にいつ連絡したか
- 各社から何人の紹介があったか
- 求人票を最後に更新したのはいつか
- 応募者がどの段階で減っているか
- 採用条件について、どのような反応が返ってきたか
「来る時は来ます」という言葉からも、採用成果が偶発的に捉えられている様子がうかがえます。しかし、応募が来た月と来なかった月の違いを確認できなければ、次の一手を選べません。
募集条件にも検討の余地がありました。経験者だけに限定する必要はない一方、未経験者をどこまで受け入れるか、その人に何を任せ、どのように仕事を覚えてもらうかが求人票に十分反映されているとは限りません。
休日数についても、近隣企業の求人では年間休日120日前後が一つの目安になるなか、110日前後の表記では比較時に不利になる可能性があります。給与も同じで、単に金額を上げるかどうかではなく、入社後にどの仕事ができるようになれば、どのように待遇が上がるのかまで示せるかが判断材料になります。
もちろん、休日や給与は求人票だけで変更できる話ではありません。受け入れ方や収支との兼ね合いを含む経営判断です。だからこそ、紹介会社から得た候補者の反応を社内へ戻し、条件と表現を切り分けて考える必要があります。
応募が少ないときは、「人がいない」で止めず、紹介会社への働きかけ、求人票の表現、応募条件のどこで候補者を逃しているかを分けて見ることが重要です。
2週間ごとの連携と採用数値の確認で、紹介会社と求人票を動かし続ける運用
採用活動を立て直す第一歩は、新しい媒体を増やすことではありません。まず、現在契約している求人媒体と人材紹介会社を一覧にし、それぞれを動かし切ることです。
1．採用目標と募集条件を先にそろえる
「良い人がいれば採りたい」という状態では、担当者も候補者を選びにくくなります。次の項目を社内でそろえます。
- いつまでに何人採用したいか
- どの部門へ配置するか
- 経験者と未経験者をそれぞれ何人まで検討するか
- 入社直後に任せる仕事は何か
- 給与、休日、必要資格のうち、変更できる条件はどれか
今回のように若手不在が課題であれば、「即戦力を1人」だけでなく、「未経験でも若手を迎え、将来の交代要員として育てる」という募集も選択肢になります。
採用人数、期限、配属先、未経験者の受け入れ範囲を決めると、人材紹介会社が候補者を探しやすくなります。
2．人材紹介会社とは2週間に1回を目安に状況を確認する
人材紹介会社とは、応募があったときだけ連絡するのではなく、定期的に短い打ち合わせを設けます。実際に、別の内装工事会社では、複数の紹介会社と2週間に1回の定例を行い、候補者の反応を確認しながら求人の優先度を上げていきました。
定例で確認したいのは、次の内容です。
- 候補者へ何件案内したか
- 案内後に断られた理由は何か
- 同じ地域、同じ職種の求人と比べて弱い点はどこか
- 条件を変えず、表現だけで改善できる箇所はあるか
- 次回までに紹介会社と自社がそれぞれ何をするか
担当者の動きが鈍く、改善提案や報告もない状態が続くなら、担当変更を依頼する判断も必要です。紹介会社そのものが合わないのか、担当者との連携に問題があるのかを切り分けます。
紹介数が増えない場合は、契約先をすぐ増やす前に、定例連携と担当変更によって既存の紹介会社を動かせるかを確かめます。
3．求人票は候補者の反応をもとに何度も更新する
求人票は、一度完成させて終わる資料ではありません。応募状況や面接時の質問を見ながら更新する運用物です。
特に見直したいのは、仕事内容の伝わり方です。「施工スタッフ」「リフォーム営業」といった職種名だけでは、候補者が実際の働き方を想像できないことがあります。担当する工事、入社後に教える仕事、未経験から担当を持つまでの流れなど、会社側では当たり前になっている情報を言葉にします。
未経験者を採用対象にするなら、経験不問と書くだけでは足りません。「何を教えられるのか」「どこまでできれば一人で担当できるのか」を求人票へ反映させることが大切です。
求人票は完成品ではなく、候補者の反応を受けて職種名、仕事内容、条件の見せ方を更新し続ける採用ツールです。
4．最初から候補者を絞り込みすぎない
応募が少ない段階で条件を細かく絞ると、改善に必要な情報も集まりません。まずは紹介の間口を少し広げ、どのような経歴の人が集まり、誰が書類や面接を通過するのかを確認します。
別の工事会社では、人材紹介会社に「まずは幅広く候補者を送ってほしい」と伝え、応募が安定してから選考基準を調整しました。複数の紹介会社との定例、担当者の見直し、求人票の更新を続けた結果、月80件を超える応募が続き、半年ほどで営業職と事務職を合わせて複数名を採用できました。
地域や職種によって応募数は変わるため、この数をそのまま目標にする必要はありません。見るべきなのは、自社にとって十分な母集団ができているか、選考のどこで人数が減っているかです。
5．応募・面接・採用を同じ表で管理する
採用活動の状況は、少なくとも月単位で数値にします。
- 紹介会社別の推薦人数
- 求人媒体別の応募人数
- 書類通過人数
- 面接設定人数
- 面接実施人数
- 内定人数
- 入社承諾人数
応募が少なければ求人票や紹介会社との連携を見直します。応募はあるのに面接へ進まなければ、応募条件か書類選考基準を確認します。面接後の辞退が多ければ、候補者への説明内容や条件提示を見直します。
この数字は担当者を評価するためのものではありません。採用活動のどこを直すべきか、社長と担当者が同じ状況を見るためのものです。
応募、面接、内定、入社をチャネル別に記録すると、「採れない」という悩みを、次に改善できる具体的な課題へ変えられます。
まとめ
求人媒体や人材紹介会社を利用していても、連絡と更新が止まれば応募は増えにくくなります。採用を動かし直すには、次の順序が現実的です。
- 採用人数、期限、配属先、未経験者の受け入れ範囲を決める
- 既存の人材紹介会社と2週間に1回を目安に連携する
- 動きが鈍い場合は担当変更を検討する
- 候補者の反応をもとに求人票を繰り返し更新する
- 応募、面接、内定、入社の人数をチャネル別に管理する
採用は、取り組めば必ず予定どおりの時期に成果が出るとは言い切れません。それでも、求人票、紹介会社との関係、応募データは会社に残せます。一度運用をつくれば、次の募集でも同じ手順を使えます。
採用改善でまず必要なのは、媒体を増やすことより、今ある採用チャネルを誰が、いつ、どの数字を見ながら動かすかを決めることです。
自社の採用活動がどこで止まっているかを整理したい方へ
人材紹介会社と契約しているものの紹介が少ない、求人票を長く更新できていない、社内担当者へ任せた後の状況が見えないという場合は、採用チャネルごとの動きを整理するところから始められます。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の採用課題について、募集条件の整理、人材紹介会社との連携、求人票の作成・更新、応募から採用までの数値管理を含め、実行まで支援しています。
「うちの場合は、紹介会社と求人票のどちらから見直すべきか」「何から整理すればよいかわからない」という段階でも問題ありません。状況を一緒に確認し、必要な取り組みだけを組み立てます。無理にサービスを勧めることはありませんので、採用活動の次の整理先としてご活用ください。
