軽天下地などの施工力を持ち、大手案件への対応を目指す内装工事会社
施工を担う力と、大手の現場で求められる図面・書類を用意する力は、分けて確認する必要があります。 施工実績があっても、これまで取引先が担っていた書類作成まで自社の担当になると、受けられる仕事の範囲が変わるためです。
九州地方を拠点とする、ある内装工事会社では、軽天下地などの施工経験を生かし、商業施設や集合住宅の案件に対応することを考えていました。自社から管理担当や職人を送り、応援の施工部隊と組んで現場を進める構想もあります。
一方、大手の現場に入るにあたって気になっていたのは、安全関係書類、現場ごとの施工要領書、CADによる内装施工図への対応でした。施工そのものへの不安ではなく、施工に伴って求められる成果物を、誰がどこまで用意するかが未整理だったのです。
相談企業が望んでいたのも、仕事を持っているだけでなく、こうした書類対応の体制が整った会社との協力でした。大手案件への対応力を考えるうえでは、職人の人数と同じように、図面・書類を作成する機能も見ておく必要があります。
過去の書類は転用できても、現場ごとの施工要領書や施工図を作れない状態
不足していたのは書類のひな型だけではなく、その現場の条件に合わせて内容を作成する機能です。 過去の書類を保有していることと、新しい現場に必要な書類を仕上げられることは同じではありません。
相談企業では、手元にある書類を転用して提出することはできても、新たに作るとなると難しいという認識がありました。これまでの取引では間に入る会社が対応していた部分もあり、自社だけで一式をそろえる機会は限られていたようです。
大手の現場を想定すると、施工要領書も、その現場に即した内容が求められます。また、内装施工図についても、CADデータを扱い、壁や天井などの施工内容を図面にする業務が発生します。
ここで「事務担当を増やす」「CADソフトを導入する」とだけ捉えると、不足している機能と対策がずれる可能性があります。安全関係書類を整える業務、施工要領を文章にする業務、施工内容を図面にする業務では、任せる範囲や必要な経験が異なるからです。
まず明らかにしたいのは、書類対応全般が苦手なのか、それとも特定の成果物を作る人がいないのかという違いです。
取引先が担ってきた書類作成と、通年では発生しない施工図業務
これまで外部に支えられていた業務が自社の担当範囲に入る一方、その業務だけで一人を通年雇用するほどの仕事量は見込めないという事情がありました。 対応力は必要でも、すぐに専任者を採用すればよいとは限らない状況です。
従来の取引で間に入る会社が書類を整えてくれていれば、施工会社は現場対応に力を注げます。その分担で仕事が回っていたのであれば、社内に作成担当がいないこと自体は不自然ではありません。ただし、取引先や請け負う範囲が変われば、同じ分担が続くとは限りません。
一方で、相談企業が必要としていたのは、設計から施工までを常時担う人ではなく、案件に応じて内装施工図を作成する人でした。その作業は限られた期間に発生し、一年を通して一人分の業務があるわけではないという見立てです。
この二つを合わせると、課題は単純な人手不足ではなく、必要な専門業務を、発生する量と時期に合う形で確保できていないことと整理できます。
施工図作成を外部に依頼する方法や、書類対応力を持つ会社と分担する方法が候補になるのは、このためです。自社にない機能をすべて抱えるのではなく、施工力を生かせる体制として組み合わせる考え方です。
受注前に必要な成果物を確認し、作業量と継続性で担当を決める進め方
最初に行うのは採用やソフト選びではなく、受注予定の仕事に必要な成果物と、自社で不足する業務の洗い出しです。 そのうえで、内製・外注・提携先との分担を選びます。
まず、想定する取引先に、安全関係書類、施工要領書、内装施工図について、何をどこまで自社で用意する必要があるかを確認します。「書類一式」という括りではなく、既存の内容を利用できるものと、現場ごとに作成するものを分けて整理することが大切です。
整理する項目は、次の程度から始められます。
- 必要な成果物と、現場ごとに作成・変更する範囲
- 自社で作成できる部分と、外部の力が必要な部分
- 案件ごとのおおよその作業量と、今後の発生見込み
- 作成を担当する人と、内容を確認する人
この整理によって、施工図だけが不足しているのか、施工要領書を含めて提携先に支えてもらう必要があるのかが見えてきます。
内製と外注の判断軸は、必要性の高さだけでなく、業務量と継続性です。 継続的に十分な業務が発生するなら、社内に担当を置く選択が考えられます。一方、相談企業のように施工図作成が案件ごとの短期間に集中するなら、専門人材への業務委託が検討しやすい形です。
また、書類対応の体制がある会社と組み、自社は施工や現場管理を担う方法もあります。この場合は、相手に書類作成の経験があるかだけでなく、今回の仕事でどの成果物を担当してもらえるかまで確認します。対応力があることと、実際に引き受けてもらえることは別だからです。
外部の作成者を募集する場合も、「CADが使える方」だけでは業務の範囲が伝わりません。内装施工図の作成を依頼したいこと、対象となる工事、案件ごとの作業量、依頼が発生する頻度の見込みを示し、相手が対応の可否を判断できる状態にします。継続性がまだ読めない段階なら、その点も含めて伝えるほうが、実態に合った分担を相談できます。
最後に、作成者を確保することと、提出できる内容に仕上がったと確認することを分けます。外部に依頼する場合も、現場の施工内容と合っているかを自社で誰が確認し、取引先との確認を誰が担うかを決めておきます。
外注するのは作成業務であり、作成物の確認まで曖昧にしてよいわけではありません。 受注前に担当範囲と確認の役割をそろえることで、施工図や提出書類への対応を、施工体制の一部として組み込めます。
まとめ
大手案件への対応力は、施工力に加えて、必要な図面・書類を用意し、その内容を確認できる体制で考えます。 過去の書類があるだけでは対応しきれない場合も、すべてを内製する必要があるとは限りません。
まずは、想定する仕事に必要な成果物を確認し、自社でできる部分と不足する部分を分けます。その不足業務について、案件ごとの作業量と継続性を見ながら、専任者を置くのか、専門人材に外注するのか、提携先と分担するのかを判断する順序です。
相談企業のように、施工図作成が通年の業務量に満たない場合は、外部の力を組み合わせることが現実的な選択肢になります。その際も、募集する業務の範囲と、完成した図面・書類を確認する役割は、自社側で整理しておくことが重要です。
施工図・提出書類の不足業務を整理するところから
自社に必要なのが採用なのか、外注先なのか、書類対応を分担できる提携先なのかは、受けたい仕事の内容から整理できます。 まだ依頼する相手を探す段階に至っていなくても、何が不足しているかを明らかにすることが次の一歩になります。
ネクスゲートは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。施工図や提出書類への対応についても、必要な業務と現在の体制を整理し、外部活用や役割分担を検討するところからご相談いただけます。
「うちの場合は何から確認すればよいか」という段階でも構いません。無理な営業はせず、自社に合う進め方を一緒に整理します。
