届いた請求書をバインダーで回し、確認後にExcelで支払一覧をまとめる建設会社
ある建設会社では、届いた請求書を担当者に紙で回覧し、確認が済んだものをExcelに集計して、最後にファイリングする運用が続いていました。 支払一覧を作るところだけでなく、そこに至るまでの受け渡しにも手がかかっています。
「いろんなバインダーで回しているんですよ。それがいっぱい回ってきて」
請求書を受け取っただけでは、支払いの処理には進めません。担当者が内容を見て、問題がなければ確認を終え、違うところがあれば相手に伝える必要があります。その確認を紙の回覧で行い、確認後の情報を別途Excelにまとめていました。
「これ、違っているから、ちょっと言わなきゃ」というやり取りもあります。請求書を一覧に転記するだけの仕事ではなく、内容確認と修正のやり取りが組み込まれているわけです。
ここで揃えておきたい前提は、見直しの対象が「紙の保管方法」だけではなく、請求書の受領から確認、支払一覧の作成までの一連の流れであることです。紙をなくすことだけを目標にすると、担当者の確認待ちやExcelへの手入力が、そのまま残る可能性があります。
締め間際の到着と担当者の確認待ちが、支払一覧の作成に重なる構造
月末の負担を大きくしているのは、請求書の到着、担当者の確認、支払一覧への集計が順番につながり、後ろの作業ほど締め間際に寄りやすいことです。
相談の中でも、「ギリギリに届く」という言葉がありました。届くのが遅ければ、そこから担当者へ回し、確認を終えて、一覧に反映するまでの時間が短くなります。さらに、内容に相違があれば、その確認も必要になります。
この状態では、Excelの入力を速くするだけでは、月末全体の負担は十分に下がりません。入力する人が作業できるようになるまでに、請求書の到着や担当者の返答を待つ時間があるからです。
整理したいのは、次の三つの状態です。
- 請求書は届いているが、担当者の確認が終わっていないもの
- 内容に相違があり、修正や返答を待っているもの
- 確認が済み、支払一覧に反映できるもの
「まだ一覧に入っていない請求書」を一括りにせず、何を待っているのかで分けることが、改善の出発点になります。 未確認のものと、相違があって止まっているものでは、次に連絡する相手も、必要な対応も異なります。
紙の回覧で行う内容確認と、Excelで行う支払集計の分離
紙の回覧には担当者が請求内容を確かめる役割があり、Excelには支払いに必要な情報をまとめる役割があります。その二つを手作業でつないでいることが、負担の背景にあります。
担当者が請求内容を確認する工程自体は、省けばよいものではありません。実際に「違っているから伝えなければ」という場面がある以上、内容確認は支払処理の前提です。減らしたいのは、その確認に伴う受け渡しや、確認後の情報をもう一度まとめ直す作業です。
紙の回覧では、請求書の内容を読むことと、処理がどこまで進んでいるかを把握することが、同じバインダーの動きに結びつきやすくなります。一方、支払一覧を作る側が知りたいのは、請求書の内容に加えて、「誰が確認するのか」「確認は終わったのか」「修正待ちなのか」という情報です。
また、請求書を集める方法については、「そうしないと、もう追い切れない」という趣旨の発言もありました。受け取り方を揃えたいという意識は、すでにあります。それでも、受け取った後の回覧、確認、集計が別々であれば、締めの時期にはそれぞれをつなぐ作業が残ります。
必要なのは、担当者の確認をなくすことではなく、確認結果を支払一覧の作成まで引き継げる形にすることです。 この順序で考えると、単なるペーパーレス化と、月末業務を軽くする改善との違いがはっきりします。
受領と確認状況を先に揃え、承認済みデータを支払一覧につなぐ順序
まず整えたいのは、請求書がどこに届き、どの案件の誰が確認し、何を待っているかが分かる状態です。そのうえで、確認済みの情報から支払一覧や振込用データを作る仕組みを検討します。
仕組みの導入から始めるのではなく、現在のバインダーとExcelが担っている役割を整理すると、残すべき確認と、減らせる手作業を分けやすくなります。
受領窓口と、案件・担当者の対応を揃える
最初に決めるのは、請求書を受け付ける窓口と、受け取った後に確認担当へつなぐ方法です。
紙か電子かという形式だけでなく、「受け取った請求書を、どこでまとめて把握するか」を揃えます。窓口を集約しても、その後に誰へ確認を依頼すればよいか分からなければ、別の待ち時間が生まれるためです。
受領時に管理する情報は、支払処理に必要な範囲から考えます。請求元、対象案件、確認担当者、受領日、支払予定日、確認状況などを、請求書そのものと対応づける方針です。すべてを別の表へ入力し直すのではなく、現在のExcelで持っている情報と、回覧の途中でしか分からない情報を分けて確認します。
判断軸は、「この請求書を誰が確認するかを、受領後に迷わず決められるか」です。まずは、ここを揃えることが先になります。
未確認と差戻しを分け、次に動く人を明確にする
確認状況は、終わったかどうかだけでなく、止まっている理由が分かる形にします。
今回のように、担当者が内容の相違を見つける運用では、「未確認」と「差戻し・修正待ち」を分けて扱う必要があります。担当者がまだ見ていないものに対しては確認依頼が必要ですが、すでに相違を伝えたものに同じ依頼をしても、処理は進みません。
管理する際には、状態とあわせて、次に対応する人と確認すべき内容を残す方針にします。修正後の請求書が届いたときも、元の確認内容と対応づけられる形が必要です。
締め間際に届いた請求書についても、届いたことだけを記録するのではなく、支払予定日と現在の確認状況を一緒に見られるようにします。一覧を作る人が、確認待ちの請求書と支払処理へ進める請求書を見分けられることが、ここでの到達点です。
承認済みの情報から、支払一覧と振込用データを作る
受領と確認の管理が揃った後に、確認・承認済みのデータを支払一覧へつなぐ仕組みを検討します。
相談の中では、ソフトに登録した情報から支払いに使う一覧やデータを作成する方法も話題になっていました。ただし、それは改善の選択肢であり、この会社ですでに実現しているわけではありません。
検討するときは、現在使っている支払一覧と、振込時に必要なデータを見比べ、どの情報をそのまま引き継げるかを確認します。あわせて、未確認や修正待ちの請求書を、支払対象と混ぜずに扱えるかも確かめます。
選ぶ基準は、「請求書を画面で見られるか」だけではありません。確認結果が一覧に反映され、同じ情報を何度も入力し直さずに済むかまで見ておきたいところです。振込用データについても、利用する金融機関などの形式に対応できるかを確認してから進めます。
紙をなくす順序より、確認から集計までつながるかを優先する
改善の進み具合は、紙の削減枚数よりも、確認待ちの把握と転記作業の削減で見ます。
受領窓口を揃えた段階では、未確認のものを把握できるか。確認状況を管理する段階では、差戻し分を区別できるか。その先で、承認済みの情報から支払一覧を作れるか。この順序で確かめれば、何が改善し、何が残っているかが分かります。
紙を電子ファイルに置き換えても、そのファイルを順番に送り、確認後にExcelへ手入力するのであれば、受け渡しの形が変わっただけになりかねません。今回の負担に対応するには、受領から支払一覧までを途切れさせずにつなぐことが大切です。
まとめ
請求書の紙回覧と支払一覧の手作業を見直すときは、電子化より先に、受領・担当者・確認状況のつながりを整理します。
バインダーを回して内容を確認することには、必要な役割があります。一方で、締め間際に届いた請求書を回し、相違があれば確認し直し、終わったものをExcelへまとめる流れでは、後工程に負担が集まりやすくなります。
最初の一手は、現在回覧している請求書について、誰の確認待ちなのか、修正待ちなのか、支払一覧へ反映できるのかを分けて把握することです。その整理を土台に、承認済みデータから一覧や振込用データを作る方法を選びます。
目指すのは、紙がなくなった状態ではなく、必要な確認を残しながら、月末に情報を集め直す手間を減らせる状態です。
請求書の回覧から支払一覧まで、自社の流れを整理するために
「うちの場合は、回覧とExcelのどちらから見直すべきか」という段階でも、今の業務をつないで整理するところから始められます。
ネクスゲートは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。請求書業務についても、現在の回覧方法や支払一覧をもとに、残すべき確認と減らせる手作業を整理し、必要に応じて仕組みの見直しにつなげます。
導入するツールが決まっていなくても、何から整理すべきか分からない状態でも構いません。無理にサービスの導入をお勧めすることはありませんので、自社の月末業務を見直す相談先としてご利用ください。
