複数現場から届く施工写真を社長が振り分けている建設会社
写真は現場から届いていても、現場別に保存する作業まで回っているとは限りません。 ある建設会社でも、施工写真の整理が社長の手元に残っていました。
現場からの写真は、普段使っているチャットで送られてきます。ただ、それだけでは保存先を判断しきれません。送信者がその日にどの現場へ行ったのか。別の配置資料を確認して、現場ごとのフォルダへ保存します。
社長は、負担をこう話していました。
「単純作業だけど、時間がかかる。一個一個やっていると、毎日ですから」
一つの現場なら、その日の写真を数枚保存すれば済みます。複数現場になると、あちらからも、こちらからも届きます。社長が挙げた例では、一現場に5分かかれば、三現場で15分です。
大きな作業ではなくても、日々積み重なります。写真の整理は、社長が手放したい業務の一つになっていました。
写真の保存だけを任せても現場の確認が社長に戻る負担
引き継ぐ対象は、写真を保存する操作だけでなく、「どの現場の写真か」を判断する作業まで含みます。 ここが切り離されると、担当者を置いても社長の確認は残ります。
写真を受け取り、フォルダへ入れる。操作だけを見れば、任せやすい仕事です。社長自身も「誰でもできるけど、地味に面倒」と話していました。
ただ、実際には途中で判断が入ります。
「その人がどこに行ったのかを、チャットじゃない資料で確認する。現場数が多いと、わからなくなることもある。一応チェックもしないといけない」
社長なら、送信者や写真を見て見当がつくこともあります。それでも、現場が増えると確認が必要になります。新しい担当者なら、なおさらです。
保存操作だけを渡すと、その都度、現場名や保存先を社長に聞く形になりかねません。作業する人は変わっても、判断する人は変わらない状態です。
社長が手放せるかどうかは、担当者が参照資料を見て、保存先まで判断できるかが分かれ目です。
チャットの写真と出面表の配置情報が別々にある状態
写真と配置情報が別々にあり、その二つを社長がつないでいることが、引き継ぎにくさの背景です。 写真を送る仕組みがないわけではありません。判断に必要な情報が、一か所では揃わないのです。
この会社では、誰がどこへ行くかを社内の配置担当者が管理していました。写真はチャットに届きます。一方、その送信者が向かった現場は、出面表など別の資料で確認します。
社長は、この整理の流れについて「まだ仕組みとしてできていない」と話していました。
すでにクラウドの保存環境は使っています。写真を送る手段もあります。足りないのは、新しい道具とは限りません。いつ写真を確認し、どの資料と照合し、どこへ保存するか。そのつながりを、他の人にもわかる形にすることです。
引き継ぎについても、社長からこんな言葉がありました。
「自分はできるけど、人に説明するのが難しい」
慣れた人には当たり前でも、初めて担当する人にはわからない。どこを見れば現場がわかるのか。どのフォルダを使えばよいのか。そこまで説明して初めて、作業がつながります。
社長の経験で補っている部分を、参照先と手順に置き換えることが、外注化の前提になります。
今のチャットを活かし確認時刻と現場の特定ルールを揃える進め方
最初に整えたいのは、新しいシステムではなく、写真の確認から完了報告までの一連の流れです。 現場側の送り方を大きく変えずに、受け取った後の作業を整理する方法があります。
この会社で提案されたのも、既存のチャットグループに整理担当者を加える進め方でした。写真が届くたびに社長が対応するのではなく、担当者が決まった時間に確認します。
写真を確認する時刻と報告の締めを決める
「いつ見るか」「どこへ入れるか」「いつ報告するか」をセットで決めます。 対話では、次の流れが例として挙げられました。
- 毎朝9時に、前日に届いた写真を確認する
- 対象の現場を確認し、現場別のフォルダへ保存する
- お昼までに、どの現場のフォルダへ何枚保存したかを報告する
これは、実施済みの成果ではなく、業務フローの案です。時刻そのものより、確認と報告のタイミングを揃えることに意味があります。
自社で決める際は、普段どの時間帯に写真が届くか、いつまでに整理されていればよいかを確認します。そのうえで、担当者が継続して対応できる時間に合わせます。
完了報告には、保存した現場と枚数を含めます。これなら社長は、毎回自分で振り分けなくても、どこまで作業が終わったかを把握しやすくなります。
出面表を担当者が見られるようにする
担当者に写真だけを渡すのではなく、現場を特定するための出面表なども共有します。 保存先を決める根拠がなければ、確認は社長へ戻ってしまうためです。
まず揃えたいのは、次の三点です。
- 写真の送信者が、対象日にどの現場へ行ったかを確認する資料
- その資料に載っている現場と、保存先フォルダの対応
- 資料を見ても判断できない場合の確認先
現場を特定する基本の流れは、写真の対象日と送信者を確認し、配置資料と照合して、対応する現場フォルダへ保存する形です。
判断軸は、「担当者が同じ資料を見れば、社長と同じ保存先を選べるか」です。社長が見ればわかる、だけでは少し足りません。出面表を開けることに加え、そこから保存先までたどれる状態を目指します。
資料だけでは特定できない写真まで、無理に判断を任せる必要はありません。担当者が判断できる範囲と、確認が必要な範囲を分けておくことが大切です。
手順書を残し、写真整理の流れを安定させる
手順書には、保存の操作だけでなく、参照資料と現場の判断方法、完了報告まで残します。 担当者が変わるたびに、社長が一から説明し直す負担を減らすためです。
対話でも、担当者の交代に備えた手順書の重要性が話されていました。社長も、手順が残ればそのまま使える点に関心を寄せていました。
最初は、写真整理という一つの業務で流れを整えます。運用しながら、どこで質問が出るかを確認します。参照資料で解決できることなら、共有先や説明を補います。判断方法が伝わっていないなら、手順書を直します。
任せる人を決めるだけでなく、質問が戻ってくる箇所を整えるところまでが、引き継ぎです。 外注する場合も、作業代行に加えて、この業務整理や手順の改善を誰が担うかを確認しておくとよいでしょう。
まとめ
施工写真の整理を社長が手放すには、写真・配置資料・保存先・完了報告を一つの流れにつなぐことが大切です。
複数現場から届く写真は、保存操作だけなら単純です。時間がかかるのは、送信者の配置を確認し、現場を特定する工程も含まれているからです。
新しいシステムの導入から始めなくても構いません。今のチャットとクラウド環境を活かし、確認時刻と報告の締めを決めます。出面表などの参照資料を共有し、現場とフォルダの対応を手順に残します。
社長の「本当に、自分がやらなくてもいいと思う」という言葉は、この業務の性質をよく表しています。自分でできる仕事でも、他の人が判断できる形に整えれば、手放す選択肢が生まれます。
施工写真の整理を任せる前に揃えたいこと
「うちの写真整理は、何を揃えれば任せられるか」という段階から、整理を始められます。 外注するか、社内で引き継ぐかが決まっていなくても大丈夫です。
ネクスゲートは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。施工写真の整理では、今の受け取り方、配置資料の参照先、保存先を確認し、社長に都度質問しなくても進められる業務フローづくりを支援します。
新しいツールや外注化を前提にせず、今のやり方で残せる部分から一緒に考えます。無理に導入や契約をお勧めすることはありませんので、何から整理すべきかわからない段階でも、お気軽にご相談ください。
