戸建て中心から集合住宅へ移り、チームでの対応が必要になった建設会社
案件が大きくなると、これまで一人で回せていた連絡や調整も、チームで受ける形への見直しが必要になります。
ある中小建設会社では、戸建て中心だった仕事が集合住宅へと移り、事業の見通しが立ちやすくなっていました。一方で、現場の仕事は特定の担当者を中心に回す形が残っていました。
現場をよく知る関係者からは、「仕事のボリュームが大きくなっているので、チームでやらないと回せなくなっている」という声が出ています。中心となる社員への負荷が大きいことは、社内でも認識されていました。
社員同士の関係は良好です。書類関係も、少しずつ事務担当者が担う体制になっていました。人間関係を一から立て直すというより、良い関係を土台に、個人任せだった仕事の流れを整える段階にあったのです。
職人からの電話が現場監督に集中し、情報伝達も本人頼みになる状態
負担の中心は電話の件数だけでなく、その人を通さないと情報が伝わらない連絡経路にあります。
この会社では、現場監督への電話が午前中だけで数十件に上るという話が出ていました。協力職人には、電話ですぐに答えをもらう連絡の取り方が根づいていたようです。
「すぐ電話して、解決してもらいたい」。関係者は、職人側の連絡の傾向をこう表現していました。
電話は、その場で確認できる便利な手段です。ただ、現場監督が連絡を受け、内容を把握し、別の相手へ伝える中継点になっていると、情報も対応も本人に集まります。電話を受けるほど、その担当者だけが事情を知る状態が強まっていきます。
ここで整理したいのは、監督本人が判断する必要のある連絡と、情報を共有すれば別の人でも受けられる連絡の違いです。両方を一人が抱えたままでは、チームで仕事を進めようとしても、結局は同じ人への確認が必要になります。
案件は大型化しても、担当者ごとに仕事を回す連絡習慣が残ったこと
仕事の規模が変わった一方で、社内外の連絡方法は従来のままだったことが、負荷の集中につながっていました。
社内には、担当者ごとに仕事の進め方が分かれ、いわば「個人商店化」しているという認識がありました。案件のボリュームが増えても、その進め方が続けば、連絡や調整を担う人の負担も増えていきます。
協力職人とのやり取りにも、昔からの電話中心の習慣が残っていました。連絡手段やルールを決めなければ、監督がずっと電話に対応することになる、という指摘も出ています。
また、経験豊富な協力職人に対して、監督側が気を使っているという背景もありました。連絡方法を変えたいと思っても、担当者一人からは言い出しにくい関係があることもうかがえます。
そのため、社内に情報共有の手段を用意するだけでは十分ではありません。協力職人にも同じ連絡ルールを共有し、会社として運用することが必要です。 職人との関係を変えるのではなく、仕事が大きくなった今の体制に、連絡の取り方を合わせていくという整理です。
連絡経路を洗い出し、電話・情報共有・書類業務の分担をそろえる進め方
最初に決めたいのは導入するツールではなく、「どの連絡を、誰が、どの手段で受けるか」です。
この会社でも、連絡手段やルールの整理、LINEなどの活用、チーム内の情報共有、事務側への書類業務の移管が検討の方向として挙がっていました。まだ改善効果が確認された段階ではありませんが、次に整理する順番は見えてきます。
まずは、現場監督に集まる連絡の中身と経路を確認する
電話を一律に減らすのではなく、集中している連絡を分けて捉えるところから始めます。監督本人に、日々どこで手が止まるのかを聞くことが出発点です。
洗い出す際は、次の点をそろえて確認すると、分担を考えやすくなります。
- 誰から、どのような内容の連絡が来ているか
- その場で監督本人の判断が必要か
- 受けた情報を、誰へ伝え直しているか
- チームで情報を共有すれば、別の担当者でも対応できるか
優先して見直すのは、監督本人の判断よりも、情報の受け渡しが中心になっている連絡です。 件数だけでなく、どの連絡が特定の人を経由しているのかを見ると、属人化している箇所をつかみやすくなります。
電話をなくすのではなく、即時対応と記録を残す連絡を使い分ける
電話を残すかどうかの判断軸は、その場での確認や判断が必要かどうかです。一方、即時の回答を必要としない連絡や、複数人で内容を把握しておきたい連絡は、LINEなど記録が残る手段へ寄せる方向が考えられます。
大切なのは、連絡手段を増やして終わらせないことです。何を電話で伝え、何を記録が残る手段で送るのか。誰が確認し、誰が対応するのか。そこまでそろえて初めて、現場監督の中継作業を減らすことにつながります。
電話で決まった内容も、担当者だけが知っていれば、チームでの対応には使えません。連絡を受けた本人だけでなく、対応に関わる人が内容と状況を確認できる状態を目指します。
書類業務は、すでに事務側で担えている範囲から広げる
書類業務の分担も、現場監督の負荷を整理する一つの入口です。この会社では、すでに事務担当者が書類関係を担う動きが始まっていました。その実態を起点にすれば、無理のない範囲で業務の流れを整えられます。
まず、現在事務側で対応できている書類と、監督が持っている書類を確認します。そのうえで、現場での判断が必要な部分と、必要な情報がそろえば事務側で進められる部分を分けていきます。
単に「書類は事務へ」と渡すのではなく、何の情報を誰から受け取れば進められるかまで整理することがポイントです。受け渡しが曖昧なままだと、書類を移しても確認の電話が監督に戻ってしまいます。
協力職人にも、会社の連絡ルールとして共有する
連絡ルールは、社内だけで完結させず、協力職人にも共有します。従来どおり電話をかける相手と、新しい方法で受けようとする監督が混在していては、運用がそろいません。
伝える際は、「電話を控えてほしい」だけではなく、どの内容をどこへ連絡すればよいのかを明確にします。経験豊富な職人との調整を、担当監督一人に任せないことも大切です。会社として連絡の取り方をそろえる姿勢が、現場での運用を支えます。
その後も、日々の負荷やつまずきを聞く機会を持ち、どの連絡が電話に戻っているのか、どこで情報共有が止まるのかを確認します。ツールを使ったかではなく、特定の監督を介さずに進められる仕事が増えたかを、見直しの軸にします。
まとめ
現場監督への電話集中は、本人の対応力だけではなく、連絡経路と業務分担を見直すテーマです。
戸建て中心から集合住宅へと案件が大型化したこの会社では、特定の社員を中心に仕事を回す形と、職人が電話ですぐに解決を求める習慣が重なっていました。
次の一手は、監督に集まる連絡の内容と経路を洗い出すことです。そこから、電話が必要な連絡、記録を残して共有する連絡、事務側へ移せる書類業務を分けていきます。
社内外で同じルールを共有できれば、個人が受け止めていた連絡を、チームで扱う形に近づけられます。目指すのは電話をなくすことではなく、現場監督一人が中継し続けなくても仕事が進む体制です。
現場監督に集まる連絡と業務を、一緒に整理するために
「うちの場合、どの連絡から分ければよいか」という段階から、整理を始められます。
ネクスゲートは、中小建設会社・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。現場監督の負荷についても、ツール選びだけでなく、協力職人との連絡方法や社内の情報共有、事務との業務分担を含めて考えます。
何から整理すべきかわからない場合も、現在の仕事の進め方をお聞かせください。無理な営業はせず、自社に合う進め方を一緒に整理します。
