公共工事の受注が増える一方、経理も見積もりも社長一人が担う会社
受注の見通しは立っていても、足元の利益を確認する体制が追いついていない。 神奈川県にある専門工事会社から寄せられたのは、そんな相談でした。
売上の大半は公共工事です。今期の売上見込みは1億円台後半。翌期も2億円台後半の工事がすでに決まっています。設備を増やし、受けられる仕事を広げたいと考えている会社です。
一方、財務、事務、見積もりは社長が一人で担っています。工事の人数や機械のリース代はExcelで概算していますが、会社全体の利益を毎月確認できる状態ではありません。
「バックオフィスを一から立ち上げるような状態なんですよね」
社長が目指しているのは、すべてを人任せにすることではありません。自分でも数字を理解しながら、実務を任せ、判断に回れる体制です。
半年前の利益しか分からず、設備購入の判断が決算直前に集中する状態
数字の把握が遅れると、設備投資を考える時間まで短くなってしまいます。 この会社では、利益の状況が分かるのは半年ほど前まででした。
「先月、先々月というより、半年前ぐらいしかうちも分かっていないんです」
直近の決算でも、期末にまとまった設備購入を行いました。ただ、購入時点では十分な判断材料を持てていませんでした。
「こんなに買っていいのかと思いつつ、まあいいだろう、という感じで」
設備投資そのものが問題なのではありません。受注が増えれば、必要な設備も変わります。気になるのは、必要な投資かどうかと、今の会社で実行できるかどうかを、最新の数字で確かめにくいことです。
この会社では、入金までにおよそ2か月の間隔があります。その間も毎月の支払いは続きます。利益が出ているかという確認と、設備購入の支払いに対応できるかという確認。その両方が、判断の土台になります。
社長の希望は明快でした。
「毎月見たいですけどね」
まず必要なのは、精緻な中長期計画よりも、毎月の実績を確かめられる状態です。
Excelの概算管理と税理士への依頼だけでは埋まらない月次確認の役割
工事の概算ができることと、会社の月次利益が分かることは別です。 この会社でも、数字をまったく管理していなかったわけではありません。
受注した見積もりを担当者に渡し、現場で必要になる人数や機械代をExcelに当てはめていました。工程ごとの人数も、次の見積もりに生かそうとしていました。
ただ、それは主に工事を進めるための概算です。実際にかかった費用を反映し、会社全体の利益として毎月確認するところまでは、つながっていませんでした。
社長は独立前から経理を経験していたわけではありません。
「合っているのかと思いつつ、やっています」
税理士への依頼はあります。それでも、社内で毎月数字を確認できていない。この点からは、依頼先の有無だけでなく、日々の実務から月次確認までの役割を整理する必要が見えてきます。
また、クラウド会計ソフトは導入を検討している段階でした。法人カードとの連携や領収書の自動振り分けにも関心があります。ただし、それらもまだ構想です。
会計ソフトを入れることと、毎月数字が上がってくることの間には、業務フローと担当の整備があります。 入力を誰が担うのか。内容を誰が確認するのか。いつ社長に報告するのか。ここまで決めて、初めて経営判断につながります。
任せる業務を切り分け、入力から月次報告までを一つの流れにする体制づくり
最初の目標は、社長が毎月、直近の実績を確認できることです。 会計ソフトの導入や人材の確保は、その目標に合わせて選ぶと整理しやすくなります。
事務担当を採る前に、任せたい範囲を決める
社長からは、こんな問いがありました。
「ちゃんと事務の人を立てて、一から教えながら一緒にやった方がいいですかね」
判断の分かれ目は、経理以外にどこまで任せたいかです。
- 公共工事の書類や見積もりまで任せたい場合は、社内で継続的に業務を覚えてもらう人材が選択肢になります。
- 経理の入力など実務に範囲を絞る場合は、経理経験のある外部人材やオンラインアシスタントも検討できます。
「社長の仕事を広く引き受ける人」と「決められた経理実務を担う人」では、必要な役割が違います。先に業務範囲を決めれば、採用か外部活用かも考えやすくなります。固定費とのバランスも、同じ範囲の業務で比べられます。
実務を担う人と、運用を組み立てる役割を分ける
経理の経験者に依頼する場合も、業務フローを誰が組み立てるかまで確認したいところです。 決まった作業を進めることと、まだ決まっていない運用を立ち上げることは、同じではありません。
この会社が必要としていたのは、単なる入力作業の引き継ぎではなく、バックオフィスの立ち上げでした。そこで、社長が求める状態を整理し、実務担当者と進め方をすり合わせる役割も重要になります。
運用を決める際は、少なくとも次の点を明確にします。
- 領収書や会計データの入力・登録を担う人
- 登録内容や不明点を確認する人
- 月次の数字をまとめ、社長へ報告する人と時期
これは、すでに実現した運用ではなく、これから整えるべき分担です。社長がすべての連絡を取り次ぐ形では、負担が残ります。実務担当者と運用を組み立てる担当が直接やり取りできるようにし、社長との定例確認につなぐ進め方が考えられます。
自動化は、確認と報告まで含めて考える
法人カードとの連携や領収書の自動振り分けは、入力の手間を減らす手段になります。ただし、入力を省けても、確認と月次報告の役割までなくなるわけではありません。
ソフトを導入する際は、機能だけでなく、担当者がその後も運用できるかを確かめます。自動化する部分と、人が確認する部分を分ける。そのうえで、毎月の報告につながる流れにします。
月次確認の速さも、最初から高い水準を一律に求める必要はありません。まずは「いつ、どの月までの実績を確認するか」を決めることです。半年遅れの把握から、毎月確認できる状態へ進めることを優先します。
実績の確認が回ってから、計画との比較へ進む
進める順番は、実績の見える化、その後に計画の見える化です。最初からすべてを整えようとせず、月次確認を運用の軸にします。
この会社には、すでにExcelで人数やリース代を概算する土台がありました。月々の実績を確認できるようになれば、その見通しと実際の数字を比較する段階へ進めます。
まず毎月の実績をつかみ、その数字を設備投資の判断に使う。 この順番なら、会計ソフトの導入を目的にせず、社長が判断しやすくなる体制を目指せます。
まとめ
半年前の数字しか分からない状態を変えるには、会計ソフトと、入力・確認・月次報告の分担をセットで整えることが大切です。
公共工事の書類や見積もりまで任せるなら、社内人材を検討する。経理実務に絞るなら、外部人材も選択肢にする。その前提として、何を任せたいかを明確にします。
また、実務を担う人だけでなく、運用を組み立て、関係者をつなぐ役割も確認したいところです。
目指すのは、社長が数字から離れることではありません。毎月の利益を理解し、必要な設備投資を落ち着いて判断できる状態です。まずは、直近の実績を毎月確認するところから整えていきます。
毎月の利益を確認できる経理体制の整理先
「事務担当を採るべきか、外部に任せるべきか」「会計ソフトを入れる前に、何を決めればよいのか」。その段階からでも、経理体制の整理は始められます。
ネクスゲートは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。経理体制では、社長が抱える業務の切り分けから、会計ソフトの導入、実務担当との役割分担、月次確認の運用づくりまで、一緒に考えます。
「うちの場合は何から整えるか」を整理する場としてご相談いただけます。 無理にサービスの利用をおすすめすることはありません。今の業務や数字の確認状況を、そのままお聞かせください。
